10 เทคนิคการบริหารเวลา ให้คุ้มค่ามากที่สุด

• 
  

อาจมีบางโอกาสที่คุณได้ไปเข้าเรียนคลาสบริหารจัดการเวลา อ่านหนังสือเกี่ยวกับเรื่องนี้ รวมทั้งพยายามใช้ตัวช่วยในการจัดการ จัดลำดับความสำคัญของงานต่าง ๆ ของคุณ คุณอาจจะเคยตั้งคำถามว่า “ทำไมความรู้หรือเครื่องมือเหล่านี้ไม่ได้ช่วยอะไรฉันเลย ฉันยังรู้สึกเหมือนกับว่าทำอะไรไม่เสร็จเป็นชิ้นเป็นอันสักที?” คำตอบนั้นง่ายมาก ทุก ๆ สิ่งที่คุณเรียนรู้มาเกี่ยวกับการบริหารเวลานั้นสูญเปล่าทั้งหมด เพราะมันไม่ได้ผลเลย

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้นบริหารเวลา คุณต้องรู้ก่อนว่าเวลาคืออะไร พจนานุกรมให้ความหมายของ “เวลา” ไว้ว่า “จุดหรือช่วงที่สิ่งต่างๆ ได้เกิดขึ้น” ถ้าเอาให้เข้าใจง่ายหน่อยก็คือ เวลา คือ ช่วงที่สิ่งต่างๆ เกิดขึ้น เวลามีอยู่สองประเภท คือ เวลาตามนาฬิกากับเวลาที่แท้จริง เวลาตามนาฬิกานั้นมี 60 วินาทีในหนึ่งนาที 60 นาทีในหนึ่งชั่วโมง 24 ชั่วโมงในหนึ่งวัน และ 365 วันในหนึ่งปี เมื่อใครสักคนมีอายุครบ 50 ปี นั่นคือเขาอายุ 50 ปีจริงๆ ไม่มากหรือน้อยไปกว่านั้น

ส่วนเวลาที่แท้จริงนั้นเป็นเรื่องที่สัมพันธ์กัน เวลาจะผ่านไปเท่าไหร่ ขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ เช่น รอซ่อมรถยนต์แค่สองชั่วโมง อาจรู้สึกเหมือนกับว่ามันผ่านไปนานเป็น 12 ปี  หรือแม้แต่บางครั้งเราก็รู้สึกเหมือนกับว่าเด็กคนนี้อายุ 12 ขวบ แต่ดูเหมือนเพิ่งใช้เวลาเติบโตขึ้นมาเมื่อตะกี้ เมื่อ 2 ชั่วโมงที่แล้วนี้เอง

แล้วตกลงว่าคุณใช้ชีวิตอยู่ในเวลาประเภทไหนกัน เวลาตามนาฬิกา หรือ เวลาที่แท้จริง?

เหตุผลที่เครื่องมือบริหารจัดการเวลาใช้ไม่ได้ผล ก็เพราะมันถูกออกแบบมาเพื่อจัดการกับเวลาตามนาฬิกา แต่เวลาแบบนี้มันไม่สัมพันธ์กับชีวิตของเรา คุณไม่ได้ใช้ชีวิตอยู่ในนั้น หรือแม้แต่จะเข้าถึงมันได้ เพราะคุณมีชีวิตอยู่ในเวลาที่แท้จริง อยู่ในโลกที่เวลาผ่านไปเมื่อคุณกำลังทำอะไรสนุก ๆ  หรือแม้แต่ตอนที่คุณกำลังวุ่นอยู่กับเรื่องการชำระภาษีอยู่ก็ตาม

ข่าวดีก็คือเวลาที่แท้จริงนั้นเป็นเรื่องของจิตใจ มันดำรงอยู่ที่สมองของเรา และคุณก็เป็นคนสร้างมันขึ้นมาเอง สิ่งไหนที่คุณสร้างขึ้น หมายความว่ามันคือสิ่งที่คุณสามารถบริหารจัดการได้ และถึงเวลาแล้วที่คุณต้องกำจัดสิ่งที่ทำลายตัวคุณ หรือข้อจำกัดต่าง ๆ ที่อยู่รอบตัว อย่างเช่นการที่คุณบอกว่า “คุณมีเวลาไม่พอ” หรือ “วันนี้ไม่ใช่เวลาที่เหมาะสม” ต่อการทำงานหรือการดำเนินธุรกิจของคุณ

การใช้เวลามีแค่เพียง 3 วิธีเท่านั้น ก็คือ การคิด การสนทนากับผู้อื่น และการลงมือทำ ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะเป็นแบบไหน งานของคุณก็ล้วนประกอบด้วยสามวิธีเหล่านี้

ถ้าคุณเป็นผู้ประกอบการ กิจการของคุณอาจจะติดขัดอยู่บ่อย ๆ ในขณะที่คุณยังแก้ปัญหาเหล่านั้นไม่ได้ ดังนั้น คุณจะต้องคิดว่า คุณจะต้องใช้เวลาเท่าไหร่กับการคิดวิเคราะห์ กับการพูดคุยกับคนอื่น และกับการลงมือทำ ซึ่งจะทำให้คุณก้าวไปสู่ความสำเร็จได้

ลองฝึกเทคนิคเหล่านี้ดูสิ แล้วคุณจะกลายเป็นคนที่ควบคุมเวลาของคุณได้อย่างง่ายดาย

1. พกสมุดจดตารางงานไว้เสมอ รวมทั้งจดบันทึกสิ่งที่คุณคิด บันทึกการสนทนา และกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นตลอดทั้งสัปดาห์ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าในแต่ละวัน คุณทำอะไรได้มากเท่าไหร่ ใช้เวลาไปกับการทำอะไรบ้าง คุณจะรู้ว่าคุณใช้เวลาไปมากเท่าไหร่สำหรับการทำงานที่มีประโยชน์ และเสียเวลาไปแค่ไหนกับเรื่องไม่เป็นเรื่อง

2. กิจกรรมหรือการพูดคุยที่สำคัญควรจะมีกำหนดการที่แน่นอน ดูเหมือนว่ารายการสิ่งที่ต้องทำ (To-do list) จะไม่ค่อยได้ผลแล้ว สมุดจดตารางนัดนั้นจะใช้ได้ดีกว่า ลองสร้างตารางที่จัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมที่คุณต้องทำขึ้นมา บันทึกไว้ว่าสิ่งเหล่านี้เริ่มขึ้นเมื่อไหร่ และสิ้นสุดเมื่อไหร่ ที่สำคัญคือคุณต้องมีวินัยที่จะจดบันทึกไว้อย่างสม่ำเสมอ

3. วางแผนเพื่อให้มั่นใจว่า เวลาอย่างน้อยครึ่งนึงของคุณ จะต้องก่อให้เกิดงานจริง ๆ

4. จัดตารางเวลาเผื่อไว้สำหรับกรณีที่ติดขัดด้วย เผื่อเอาไว้ในกรณีที่คุณอาจไม่สามารถมาเข้างานได้ เพื่อไม่ให้แผนคุณหยุดชะงัก

5. จงใช้เวลา 30 นาทีแรกของวัน ไปกับการวางแผนชีวิตของวันนั้น ๆ อย่าเพิ่งทำอย่างอื่นจนกว่าคุณจะวางแผนเสร็จ เพราะช่วงเวลาที่คุณวางแผน มันเป็นช่วงเวลาสำคัญที่สุดของวันนั้นเลยก็ว่าได้

6. และก่อนที่จะเริ่มทำงานอะไรก็ตาม ให้ใช้เวลาสักห้านาทีเพื่อคิดว่าคุณอยากให้ผลลัพธ์มันออกมาเป็นแบบไหน มันจะช่วยให้คุณเห็นภาพของความสำเร็จก่อนที่จะลงมือทำ และยังทำให้คุณไม่ร้อนรนอีกด้วย และหลังจากที่เสร็จงานนั้น ๆ แล้ว ก็ให้ใช้เวลาอีกสักห้านาที เพื่อสำรวจและตั้งคำถามว่าผลลัพธ์ที่ออกมาเป็นไปตามที่คุณต้องการหรือไม่ ถ้าหากไม่เป็นไปตามต้องการ แล้วอะไรขาดหายไป? แล้วต้องทำอย่างไร? ถึงจะชดเชยสิ่งเหล่านั้นในงานครั้งต่อไปได้

7. ให้แขวนป้าย “ห้ามรบกวน” เอาไว้ ในกรณีที่คุณจำเป็นต้องทำงานงานหนึ่งให้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดีก่อน

8. ฝึกฝนที่จะไม่รับโทรศัพท์เพียงเพราะมีคนโทรเข้ามา หรือตอบอีเมล์เพียงเพราะว่ามันโชว์ขึ้นมาบนหน้าจอ และตัดการเชื่อมต่อกับโปรแกรมแชทต่างๆ อย่าให้คนอื่นดึงความสนใจจากคุณไป เพราะอย่างน้อยการโต้ตอบกับคนอื่น ๆ แบบทันทีทันใดนั้น อาจจะทำให้งานของคุณล่าช้าและติดขัดได้ ดังนั้น หาเวลาที่เหมาะสมแล้วค่อยตอบอีเมลล์ หรือโทรศัพท์กลับไปจะดีกว่า

9. ในช่วงเวลาทำงาน ให้คุณเอาสิ่งล่อตาล่อใจออกไปให้หมด อย่างเช่น Facebook และโซเชียลมีเดียอื่น ๆ นอกเสียจากว่าคุณจำเป็นต้องใช้มันในการทำงานจริง ๆ

10. จำไว้ว่ามันเป็นไปไม่ได้หรอกที่งานทุกอย่างจะเสร็จเรียบร้อย แล้วก็จำไว้ว่าเวลา 20 เปอร์เซ็นต์ที่คุณใช้ไปกับการคิด การพูดคุย และการลงมือทำนั้น จะมีผลทำให้งานของคุณสำเร็จไปได้ ถึง 80 เปอร์เซ็นต์เลยทีเดียว